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Rimborsi spese: le novità per i professionisti

data di pubblicazione: 19/02/2025

Dal 1° gennaio 2025 entreranno in vigore importanti modifiche al regime fiscale dei rimborsi spese per i professionisti, introdotte dall’articolo 5 del Decreto Legislativo n. 192/2024, attuativo della riforma fiscale in materia di redditi da lavoro autonomo.

La principale novità riguarda l’esclusione dal reddito professionale delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico e riaddebitate in modo analitico al committente.

Tali importi non sono più considerati compensi e, di conseguenza, non concorrono alla formazione del reddito ai fini IRPEF né sono soggetti a ritenuta d’acconto.

L’esclusione si applica solo se:

le spese sono effettivamente sostenute nell’interesse del cliente;
il relativo addebito è analitico e documentato;
le spese sono riaddebitate al cliente in modo separato rispetto al compenso professionale.

Parallelamente all’esclusione dal reddito, la norma prevede che le spese rimborsate dal committente non siano più deducibili in capo al professionista.
La logica del nuovo sistema è quella della neutralità fiscale: il rimborso non genera reddito imponibile, ma la spesa correlata non produce deduzione.

Restano deducibili, alle condizioni previste, le spese sostenute dal professionista che non trovano rimborso da parte del cliente.

La deducibilità è ammessa nei seguenti casi:

apertura di una procedura concorsuale o di crisi del committente;
esperimento infruttuoso di una procedura esecutiva per il recupero del credito;
prescrizione del diritto al rimborso;
importo complessivo (compenso + spese) non superiore a € 2.500, qualora il rimborso non avvenga entro un anno dalla data di fatturazione. In quest’ultimo caso, la spesa diventa deducibile nel periodo d’imposta in cui decorre l’anno dalla mancata corresponsione del rimborso.

Tracciabilità dei pagamenti

Per alcune tipologie di spese, in particolare quelle di trasferta, vitto, alloggio, viaggio e trasporto con mezzi non di linea, la norma introduce l’obbligo di pagamento tracciabile (carte, bonifici, mezzi elettronici) quale condizione necessaria per beneficiare dell’esclusione dal reddito. L’inosservanza di tale requisito comporta la perdita del beneficio fiscale.

Per usufruire correttamente dell’esclusione, il professionista dovrà:

indicare in fattura le spese sostenute in modo analitico e separato dal compenso;
allegare o conservare documentazione giustificativa (fatture, ricevute, biglietti di viaggio, ecc.);
utilizzare mezzi di pagamento tracciabili;
assicurarsi che l’addebito risulti riferibile a spese effettivamente sostenute per conto del cliente.

Permangono alcuni aspetti interpretativi che richiederanno ulteriori chiarimenti da parte dell’Amministrazione finanziaria, tra cui:

l’applicazione della disciplina ai contribuenti in regime forfettario, non espressamente disciplinata dal decreto; il coordinamento della nuova normativa con le disposizioni in materia di IVA (D.P.R. 633/1972); la definizione dei criteri di analiticità dell’addebito e di corretta documentazione delle spese.

La nuova disciplina si applica alle spese sostenute e addebitate a partire dal 1° gennaio 2025. Per le spese relative a periodi precedenti continuano ad applicarsi le regole previgenti.

ESEMPI DI FATTURAZIONE

Professionista in contabilità ordinaria (o semplificata) con applicazione della rivalsa INPS

A) Onorario euro 1000,00

B) Spese in nome proprio e per conto del cliente (da esporre analiticamente) euro 200,00
TOTALE euro 1200,00

C) Rivalsa INPS (A*4%) euro 40,00

TOTALE IMPONIBILE IVA (A+B+C) euro 1240,00

TOTALE FATTURA euro 1504,00

- Ritenuta d'acconto (20%*A+C) euro 208,00

NETTO A PAGARE euro 1296,00

Professionista in contabilità ordinaria (o semplificata) con cassa professionale

A) Onorario euro 1000,00

B) Spese in nome proprio e per conto del cliente (da esporre analiticamente) euro 200,00
TOTALE euro 1200,00

C) Cassa previdenziale (A*4%) euro 40,00

TOTALE IMPONIBILE IVA (A+B+C) euro 1240,00

TOTALE FATTURA euro 1504,00

- Ritenuta d'acconto (20%*A) euro 200,00

NETTO A PAGARE euro 1304,00

Professionista forfettario

A) Onorario euro 1000,00

B) Spese in nome proprio e per conto del cliente (da esporre analiticamente) euro 200,00
TOTALE euro 1200,00

C) Cassa previdenziale (A*4%) euro 40,00

TOTALE FATTURA (A+B+C) euro 1240,00